Регистрация и хранение договоров

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 350-55-06 Доб. 133
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 309-06-71 Доб. 692

От того, насколько грамотно организовано хранение договоров на предприятии, может зависеть эффективность всей его производственной деятельности и даже состояние финансов. Поэтому важно соблюдать и порядок, и сроки хранения этого вида документов. В своей деятельности ни одна организации не сможет обойтись без заключения договоров с другими юридическими и физическими лицами. Эти договоры, носящие гражданско-правовой характер, заключаются, в том числе:. Этот перечень видов договоров, хранящихся в организации, далеко не полный.

Кутафина МГЮА , к. Необходимо установить четкий порядок хранения договоров, которые компания заключила с контрагентами.

Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании. То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!! Считаю, что хранение договоров — это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия. Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии.

5. Регистрация и хранение договоров

Я категорически не согласен с описанным подходом выбора подразделения, ответственного за хранение договоров в компании. То, что может удобным для некоторых юристов, еще не означает эффективно, полезно и безопасно для бизнеса!!! Считаю, что хранение договоров — это неотъемлемый элемент бухгалтерского учета, за который, очевидно, отвечает бухгалтерия.

Указанная функция в компании должна принадлежать исключительно бухгалтерии. Невыполнение бухгалтерией этой функции означает ненадлежащее выполнение своей профессиональной задачи по осуществлению качественного бухгалтерского учета в компании.

Более того, не нужно увеличивать вознаграждение бухгалтерии, в случае передачи ей упомянутой функции — она объективно должна была ее выполнять в рамках ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций ФЗ.

Все хозяйственные операции организаций должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет ФЗ. Первичные учетные документы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля г.

Нет документа-договора в бухгалтерии — нет хозяйственной операции и ее фиксации в бухгалтерском учете, нет объекта бухгалтерского учета! Аналогичный вывод можно сделать и применительно к ведению бухгалтерского учета на основании копий договоров. Юристы и иные подразделения компании не вправе в соответствии с законодательством осуществлять бухгалтерский учет, включающий функцию по хранению договоров. Обеспечить эффективный бухгалтерский учет путем документального учета хозяйственных операций организации без закрепления функции по хранению договоров за бухгалтерией невозможно или затруднительно.

Наличие под каждой хозяйственной операцией компании документа-договора — это объективная обязанность бухгалтера, иначе можно получить в компании нереальный бухгалтерский и налоговый учет, а также соответствующие реальные налоговые претензии.

Передача функции хранения договоров другим подразделениям компании является негативным отклонением от указанного общего правила, и заведомо повышает вероятность риска документальной неподтвержденности доходов и расходов компании и, соответственно, налоговых рисков. Запись создана: Воскресенье, 24 Июнь в и находится в рубриках Договорная работа , Лаборатория эффективной правовой работы , Налоговая правовая функция , Общие вопросы , Полезные ресурсы. Вы можете следить за комментариями к этой записи через ленту RSS 2.

Вы можете оставить отзыв , или trackback с вашего собственного сайта. Позволю себе не согласиться с тем, что договоры должны храниться в бухгалтерии. С этой точки зрения договоры должно хранить, учитывать, выдавать копии и т. Важно учесть порядок документооборота, если процедура визирования отсутствует, а есть только правовая экспертиза, и юрист сам решает, нужно ли заключение другого специалиста это несколько повышает риски, но для БЕ может быть простительно , то сам юрист и должен хранить договор.

Если организация имеет дело со сложными сделками, имеет развитые экспертные процедуры, то нужна отдельная служба документооборота. А самая серьезная гарантия против рисков утраты или отсутствия договора, претензий со стороны налоговой и т.

Исполнение применение договора. Этим должен заниматься специалист того профиля, к которому относится предмет договора. Консультации по поводу договора он как и любой другой, кого этот договор заинтересует , имея копию договора на руках или в электронном виде, например, в электронном архиве договоров организации , может получить как у юриста, так и другого знающего вопрос лица.

Это относится и к бухгалтеру. Как правило, вопросов о проводке первичного документа, касающихся условий договора, не возникает и это явно свидетельствует против хранения договора в бухгалтерии , но если все же они будут, то бухгалтер всегда сможет спросить совета у исполнителя, взять консультацию у юриста и т.

Чтобы исполнение договора не вызывало вопросов у налогового инспектора, процедура эта должна быть жестко регламентирована, каждое участвующее в процедуре лицо должно нести четко разграниченную ответственность. Куда смотрят налоговики? Прежде всего на расходы. Поэтому любой расход должен быть одобрен в рамках процедуры бюджетирования, подразумевающей существование плана расходов, их статей приспособленных под налоговый учет , защиту бюджетов на основе заключенных договоров, оплату только тех сумм, которые включены в бюджет расходов и план закупок и т.

Простое хранение договоров в бухгалтерии такого эффекта не дает и ни от каких рисков не защищает. Как юристу мне все равно где должны храниться договоры, лишь бы не у меня. Но как однин из руководителей компании считаю что при наличии канцелярии или иного подразделения, отвечающего за делопроизводство, договоры должны храниться в канцелярии, в общем архиве.

Договор не первичный документ и он может понадобиться не только юристам или бухгалтерии. Есть компании в которых данные отделы созданы в финансовых управлениях, так как финансисты формируют документы для оплаты на основании полностью подписанного и оформленного договора. Идеально когда компания пользуется сканами договоров в системе электронного документаоборота, а оригинал при этом может быть вообще у другой компании, предоставляющей архивные и складские услуги на аутсорс.

Будет ли документально подтверждена хозоперация, которая отражена в бухучете, если у бухгалтера нет договора? Полагаю, что бухгалтерский учет, как того и требует ст. Бухгалтерии они просто ни к чему. А разрешается наш спор очень просто: нужно сесть где-нибудь в уголке на стуле в бухгалтерии и, просидев весь рабочий день и понаблюдав, ответить, часто ли бухгалтер обращается к договору в своей работе?

А правовое обоснование под увиденное каждый из нас уже подвел. Сергей, рекомендую просмотреть архивную запись вебинара Щекин Д. Мой личный опыт управления договорным отделом ЮС, включающую в себя в том числе функцию хранения договорных документов, показывает, что возможность иметьдоступ к оригиналу текста договора юристам нужна не в большей степени чем бизнес-подразделению или бухгалтерско-финансовой службе.

Если отвечать на вопрос, кому нужны договоры, то 1 Подразделениям, участвующим в исполнении договорных обязательств. В первую очередь это финансовая служба, осуществляющая оплату по договору. При наличии электронного документообората место хранения значения не имеет. Для договоров продаж это уже не работает. Таким образом, место хранения договора юристы, канцелярия, бухгалтерия с точки зрения обеспечения доступа к бумажной версии значения не имеет.

Скорее всего принцип доверия к юристам проявляется и в этом вопросе. Однако бизнесу собственно сохранности договоров мало. Для него гораздо важнее является исключения риска исполнения обязательств в отсутствие заключенного договора. Вот здесь мотив передачи контроля за фактом заключения договора одновременно с хранением в зону ответтсвенности ЮС является гораздо серьезным аргументом возложения функции хранеия на ЮС.

И бухгалтерия тоже присоединяется к бизнесу в решении этого вопрса:зачем им брать на себя дополнительные операции? То, что договор является документом, обосновывающим хозяйственные операции, то есть первичным документом, сомнений ее вызывает даже у бухгалтеров. Таким образом, при наличии системы документооборота, позволяющего исполнять функции подтверждения факта заключения договора и хранения разным службам, позволяет снять с ЮС эту несвойственную юристам функцию.

Креативная юриспруденция работает на WordPress. Локализация Lecactus. Креативная юриспруденция Персональный сайт Абакшина Алексея об эффективной правовой работе. И снова про хранение договоров. У затронутой проблемы есть два аспекта: 1. Можно создать договорный отдел, но не в юридическом подразделении. Добавить в социальные закладки.

Учет и хранение договорной документации

Купить систему Заказать демоверсию. Регистрация и хранение договоров. Датой заключения договора является дата его регистрации, указанная в системе АС ЕРД и поставленная на бумажном носителе. Не допускается внесение каких-либо изменений в номер и дату договора на бумажном носителе после регистрации договора в АС ЕРД. Для принятия к учету оплате документов актов, счетов, накладных, чеков и др. Если договор требует нотариального удостоверения либо государственной регистрации, подразделение-исполнитель обеспечивает удостоверение регистрацию такого договора.

Где должны храниться договоры организации? Бухгалтерия VS Юристы

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов:. Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные.

Порядок и сроки хранения договоров в организации

У кого где и почему должны храниться договоры организации? У юристов или бухгалтерии? Прошу высказываться аргументировано, что бы каждый юрисконсульт мог обосновать в своей организации определенную позицию. Портал функционирует при финансовой поддержке Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям. Чтобы совершить покупку, вам надо авторизоваться или зарегистрироваться. Чтобы оставить комментарий на www. Please note that this is beta English version. Some pages may not be translated. If you experience difficulties, please contact our administrator: moderator igzakon. We will be happy to assist.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Договоры оформляют те структурные подразделения должностные лица администрации города, которые осуществляют функции по их исполнению. На данные структурные подразделения возлагается обязанность по предоставлению копий заключенных договоров всем заинтересованным структурным подразделениям администрации города и другим лицам по их запросу с разрешения руководителя структурного подразделения. Регистрация договоров осуществляется в соответствии с Регламентом работы с документами в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы и технологической схемой алгоритмом процесса регистрации и согласования проектов документов в системе электронного документооборота администрации города Коряжмы, утвержденными распоряжением Мэра города от Дополнительные соглашения об изменении, дополнении, расторжении договора и т.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.

В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

У компаний, активно работающих с клиентами, за календарный год набирается значительное число договоров, поэтому требует особого внимания такой момент, как учет и хранение оригиналов договорной документации. Почему это важно? Отсутствие оригинала договора дополнительных соглашений, спецификаций, смет, расчетов и иных приложений к нему может создать серьезные сложности в случае судебного спора с соответствующим контрагентом. Кроме того, отсутствие оригинала может привести к нежелательным последствиям, скажем, при налоговой проверке компании. Большая часть компаний за исключением ряда крупных, где внедрены специализированные программы управленческого учета и управления документами не ведет учет заключенных договоров ведется только их регистрация в бумажном журнале либо электронном файле , а хранение осуществляется путем подшивки заключенных договоров в папки, которые хранятся у юриста, в бухгалтерии, в договорном отделе или у кого-то еще. Четкой регламентации всех моментов, связанных с учетом и хранением оригиналов договорной документации, не осуществляется. В том случае, когда за календарный год компания заключает 20—40 договоров, особых проблем может не возникнуть, поскольку каждый договор практически на виду.

Документооборот договоров: мастер-класс

- Вы проверили сигналы ошибки. Быть может, в ТРАНСТЕКСТЕ какой-нибудь сбой и… - Все в полном порядке. - Но это значит, что пароль неимоверной длины. Стратмор пожал плечами: - Стандартный коммерческий алгоритм.

Насколько я могу судить, пароль из шестидесяти четырех знаков.

Через несколько секунд всем стало ясно, что эта затея бессмысленна. Числа были огромными, в ряде случаев не совпадали единицы измерения. - Это все равно что вычитать апельсины из яблок, - сказал Джабба.  - Гамма-лучи против электромагнитной пульсации. Распадающиеся материалы и нераспадающиеся.

Все это вранье, и ты это отлично знаешь. Скажи мне, что происходит. Сьюзан прищурилась. Ты сам отлично знаешь, что происходит. - А ну-ка пропусти меня, Грег, - сказала .

Это где-то здесь, - твердо сказала Сьюзан.  - Надо думать. Есть различие, которое мы все время упускаем. Что-то очень простое. - Ой, дорогие мои… - сказала вдруг Соши.

Она открыла на экране второе окно и просматривала остальную часть документов Лаборатории вне закона. - В чем дело? - спросил Фонтейн.  - Вы что-то нашли.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 7.5. Хранение
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Елизавета

    законодательной и исполнительной власти РФ, создана и много лет действует

  2. temsupohyp

    Пять советов .... от начинающего юмориста. Шутка. Тарас, ничего личного.

  3. Кирилл

    Видео просто супер,

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных